Vejledning Fakturering

Fakturering i Patina

Generelt

Fakturering i Patina er udviklet med det formål, at kunne foretage afregning for patientydelser der falder udenfor den almindelige sygesikring. Dvs patienter tilhørende én af flg. patientgrupper:

Selvbetaler

Dvs patienter, som har modtaget en ydelse, som ikke er dækket af sygesikringen. Debitor er patienten.

Forsikringspatienter

Patientydelsen dækkes af en forsikringsordning, som patienten er omfattet af.

Debitor vil være forsikringsselskabet bag forsikringsordningen.

Ventelistepatient

Patienter er henvist fra en sygehusafdeling, hvor pt har stået på venteliste. Debitor er Regionen hvorunder den henvisende sygehusafdeling hører.

Fakturamenuen

Åbn eksisterende faktura Ctrl+O)

Gem ændringer i Faktura (Ctrl+S)

Send elektronisk faktura

Fakturaoversigter

Eksporter fakturalinier

Print faktura

Overfør faktura til bogføringskladde

Grundbegrebet i faktureringen

Fakturaidentifikation og behandler

Når en ny faktura åbnes fastsættes fakturanummeret automatisk - se fakturaparametrene.

Fakturadato

Dato sættes altid til dagsdato, men kan tilbagedateres.

Se Tilbagedateringsperiode under Fakturaparametre

Behander (Læge)

Såfremt der for faktura-patienten findes en afviklet konsultation indsættes behandler for dennne i Læge -feltet. I modsat fald lades feltet blankt og indtastning heri skal foretages inden fakturaen kan gemmes.

Debitortype

Debitor opsættes på basis af Patientgruppen for det aktuelle behandlingsforløb

Gruppe1, Gruppe2, Selvbetaler

Debitordata sættes med et indhold som svarer til Patientdata.

Forsikringspatient

Debitordata hentes fra debitor-tabellen på basis af det forsikringsselskab, der er registreret under patienten.

(Patient.debitorId).

Ventelistepatient

Debitor opsættes på basis af Regionsnummeret reistreret under patienten (Patient.debitorId).

Hvis den for forløbet gældende Patientgruppe ikke ønskes anvendt kan denne ændres ved at ændre anden Debitortype.

Modtager

Opsættes på basis af debitortypen - se ovenfor.

For Forsikrings- og Venteliste patienter kan modtager vælges.

Lokationsnummer (EAN)

Sættes for Forsikrings- og Venteliste patienter på basis af Modtagerdata - se Debitordata.

Konto

Sættes også på basis af Modtagerdata.

Fakturabilledet

Opdelt i 3 sider:

Faktura

Specifikation

Konsultationer

Efter aktivering af Fakturamodulet vises fakturabilledet med flg indhold:

Det synlige, røde S opsættes på basis af Patientgruppen

Indtastning af Fakturalinie

For fakturalinienfelter gælder flg regler:

Nr Linienummeret tildeles automatisk og kan ikke ændres

Dato Feltet sættes automatisk til dagsdato. Indtastes dagnr alene sættes måned og år til indeværende måned og år. Indtastes dag og måned sættes året til indeværende år. Adskillelsestegn skal ikke indtastes.

Læge Sættes automatisk lig med fakturaens læge. Kan ændres.

Ydelse Skal angives ved indtastning eller opslag. Ydelsen skal være defineret i ydelsesregisteret. På basis af ydelsesnummeret opsættes øvring felter automatisk.
Der dannes samtidig en ny tom indtastningslinie.

Tekst Feltet kan ændres ved direkte indtastning i skemacellen eller ved tryk på F5.

Herved åbnes et redigeringsbillede, hvor en længere linieopdelt tekst kan indtastes.
Ydelsesteksten kan maksimalt være 250 tegn.

Antal Enhedsantallet kan ændres.
Øvrige beløbsfelter genberegnes automatisk.

Moms% Kan ikke ændres.

Moms Kan ikke ændres.

Rabat% Kan ikke ændres.

Rabat Kan ikke ændres.

Total Kan ændres. Hvis beløbet sættes til 0 udskrives linien alene som en tekstlinie på fakturaen.

Fakturagrundlag

Under fanebladet Konsultationer vises patientens konsultationsdatoer i den angivne tidsinterval (kan ændres).

Fakturaudskrivning

Antal kopier

Genudskrivning

Kreditnota

Fakturarykker

Redigering af faktura efter udskrivning

	Åbn eksisterende faktura
	Send elektronisk faktura
	Fakturaoversigter

Debitorfordeling

Betalingsstatus

Integration Navision Integration C5 Kontoudtog/Rentenota Funktionen er ikke

Fakturaparametre

Menupunktet: Rediger|Parameteropsætning... giver adgang til opsætning af generelle parametre i fakturasystemet.

Firmaoplysninger

I dette billede specificeres grundlæggende oplysninger for fakturaen.

• Firmanavn og adresse
• Virksomhedens SEnr
• Virksomhedens Lokationsnr (EAN id)

Fakturablanket

Evt. angivet logo indsættes i fakturahovedet.

Teksten i feltet Brevfod indsættes i fakturaens bundlinie.

Fakturaspecifikation

Fakturanummer

Parametrene i dette billede identificerer entydigt Ordre som Faktura.

Tilbagedateringsperiode angiver hvor langt tilbage i tiden fakturadatoen kan sættes.

Betalingsparametre

Betalingsfrist - anvendes til at beregne forfaldsdatoen.

Betalingsbetingelse - udskrives på papirfakturaen.

Rykkergebyr -anvendes pt ikke.

Fakturaspecifikation

Afkrydsning bevirker at Ydelsesdato henholdsvis Ydelseskode medtages ved udskrivning af fakturalinien

Bogføring

Bogføringsintegration

Overordnet kan det angives hvilke integrationsform der ønskes til økonomisystem C5 eller Navision.

• C5 integration
  
  Fakturaoplysninger overføres til C5
  databasen
• Navision integration
  Fakturaoplysninger overføres til
  Navision databasen
• Export til Navision
  Fakturalinier udlæses til komma-
  
  separeret fil
• Ingen bogføring.
  Der er ingen automatisk integeration
  til økonomisystem.

C5 integeration

Patina indeholder rutiner, som læser og skriver i

C5 kassekladden.

Parametrene angiver hvilke tabeller der anvendes

i C5 databasen. Det forudsættes at C5 databasen er baseret på MS SQL server.

Der kan opsættes adgangskoder til sikring af at kun autoriserede personer kan anvende bogføringsrutinerne

Integrationen foregår på Fakturaniveau.

Navision Integeration

Integrationen gør brug af tabeller defineret i Navisiondatabasen - baseret på MS SQL server.

Der er alene tale om at data indlæses i databasen. Patina kan ikke påvirke bogføringen i Navision.

Der udlæses på fakturalinieniveau.

Eksport til Navision

Fakturalinier udlæses til en kommasepareret fil og placeres i den angivne mappe.

Bankspecifikation

Bankoplysninger kan defineres for faktura og ordrebetalinger.

.

OIOXML parametre

Denne parametergruppe anvendes i forbindelse med afsendelse af elektronisk faktura.

Kommunikationsform

Al afsendelse af fakturafiler foregår via sikre FTP forbindelser

Fakturafiler

Denne parameter angiver mappen hvori fakturafilerne placeres inden afsendelse.

SMTP mail

Denne form for afsendelse af elektroniske fakturaer anvendes ikke længere.

Oprettelse af ydelser i Patina

Klinikken er selv ansvarlig for vedligeholdelse af Ydelsesdatabasen. Det sker ved hjælp funktion: Vis|Ydelser, hvor ydelser kan oprettes, ændres eller slettes.

Feltet Ydelse identificerer entydigt ydelsen.

I type-feltet kan én af flg værdier vælges:

• Gruppe 1
• Gruppe 2
• Forsikringsydelse
• VentelisteYdelse
• Selvbetalerydelse

Kortnavn skal udfyldes. Beskrivelsen anvendes til en længere ydelsesbeskrivelse som ønskes medtaget på fakturaen.

I feltet Grundtakst registreres prisen for ydelsen. Feltet Sygesikring beregnes automatisk og skal ikke udfyldes.

NB!!! Operationsdelen af billedet skal ændres!!

Data indtastet i billedet gemmes i tabellen Ydelse.db.

Trin i behandlingsforløbet

Faktureringen er sidste led i administrationen af patientbehandlingen der består af flg. trin:

1. Første konsultation
   Indledende undersøgelse iht. bookingaftale
2. Tilbudsgivning
   Udskrivning af behandlingstilbud til patienter.
3. Booking og evt. ordre
   Allokering af behandlingstid i lægens kalender. I forlængelse heraf kan ordre med specifikation af behandling udskrives.
4. Fakturering Udskrivning af faktura på basis af booking/ordre.

Når afregning/fakturering er foretaget et patientbehandlingen afsluttet og efterfølgende behandlinger vil initiere et nyt behandlingsforløb.

Første konsultation

Første trin i patientbehandlingen er den indledende konsultation hos læge/behandler. Konsultationen forudsætter at der er foretage en booking i kalenderen.

Bookingen kan etableres på én af flg måder:

• Patienten booker online i kalenderen og vælger selv behandler og behandling.
• Sekretæren indlægger en biiking i systemet efter telefonisk henvendelse fra patienten.
• Booking oprettes på basis af henvisning (elektronisk eller papir) fra læge/sysgehus.

I forbindelse med bookingen oprettes patientens grunddata, hvis disse ikke i forvejen er kendte.

Konsultationsbooking

Når bookingen oprettes er der mulighed for samtidig at udskrive en patient-/mødeaftale til patienten.

Aftalen kan også udskrives efterfølgende.

Patientaftale

Ved hjælp af denne funktion kan der udskrives en mødeaftale til patienten.

Som resultat af første konsultation kan der:

• dannes et tilbud til patienten, eller
• foretages en ny booking til behandling/operation.

Tilbudsgivning

Ønsker patienten i forlængelse af en konsultation at modtage et behandlingstilbud initieres dette ved at taste Ctrl+Shift+F2 i Patientens stamdata eller vælge:

i printer menuen.

Specifikation af tilbud

Når tilbudsbilledet initieres tildeles tilbuddet et Ordrenummer.

Dette nummer, der ikke kan ændres, anvendes til entydigt at identificere tilbuddet.

Ordrenummeret tildeles først endeligt når tilbuddet gemmes.

Efter valg af Ydelse sættes tilhørende felter automatisk - dog skal Anæstesi angivelse vælges.

Valg af bilag

Samtidig med at tilbuddet udskrives er der mulighed for at knytte et eller flere bilag til tilbuddet og udskrive disse i forlængelse heraf.

Udskrivning af tilbud

Når tilbuddet er gemt kan det udskrives sammen med tilhørende bilag.

Booking med ordreudskrivning

Når der foretages en operationsbooking for en patient undersøger Patina, om der til denne findes tilbud, som ikke er effektueret. Dvs tilbud, hvortil der ikke er knyttet en bookingdato og -tid.

Er dette tilfældet listes tilbuddet/tilbuddene og der åbnes for valg af det tilbud, som bookingen vedrører.

- er der valgt et tilbud vises ordrenr for dette nederst i billedet -. statuslinien.

Når bookingen gemmes opdateres tilbuddet med dato og tid - og tilbuddet er nu blevet en Ordre.

Ordreudskrivning

Den udskrevne ordre er identisk med tilbuddet bortset fra behandlingstidspunkt og eventuelle operationsoplysninger

Ordreindkaldelse

Aktivering af knappen

i bookingbilledet Aftale/indkaldelses- billedet:

Billedet viser den til bookingen hørende ordre/tilbud samt hvilke bilag der er knyttet til denne.

Udskrivning af indkaldelse

Tryp på en af disse knapper for at udskrive vise indkaldelsen.

Indkaldelsesdokumentet dannes på basis af de standartdtekster som er indlagt under tekstkoderne:

• \\INDK-HEADER Indledende tekst til indkaldelsen.
  Hvis der i denne tekst forekommer teksten '%NAVN' erstattes dette af patientens navn
• \\INDK-SYS1 Indkaldelsestekst for patientgruppe Sygesikring 1.
• \\INDK-SYS2 Indkaldelsestekst for patientgruppe Sygesikring 2.
• \\INDK-FORS Indkaldelsestekst for patientgruppe Forsikring.
• \\INDK-OFF Indkaldelsestekst for patientgruppe Offentlige.
• \\INDK-PRIV Indkaldelsestekst for patientgruppe Private.

Udskrivning af bilag

Bilag kan udskrives i forlængelse af indkaldelsen eller ved at højreklikke i bilagsoversigten .

Inden udskrivning af bilaget erstattes bilagets variable med relevante værdier. I Ordre/tilbudsbilagene kan flg valiable anvendes:

• #Navn# erstattes af Patientens navn.
• #Adresse# erstattes af Patientens adresse.
• #SubAdresse# erstattes af Patientens subadresse.
• #PostAdresse# erstattes af Patientens postnr og postdistrikt.
• #Dagsdato# erstattes af dagsdato.

Sletning af bilag

Bilag, som alligevel ikke ønskes registret under ordren kan slettes.Fakturatabeller